Большинство процессов, используемых в вашей организации, проходят аудит, и процессы управления проектами тоже должны проходить аудит.
Обязательный аудит проектов так же важен, как и аудит процессов обеспечения качества. PMBOK описывает аудит как «подробный независимый обзор для определения соответствия проектной деятельности организационным и проектным политикам и процедурам».
Стоит ли ежегодно проводить аудит — мнения
Существует множество различных взглядов и подходов к аудиту проектов, но в этой статье мы будем придерживаться подхода PMBOK. Этот подход имитирует подход, используемый при проведении финансовых аудитов, когда аудиторами выступает фирма, нанятая для этой цели. Хотя для проведения аудита проекта можно привлечь внешних аудиторов, можно также найти и обучить внутренних аудиторов. Если в вашей организации есть офис управления проектами (ОУП) или центр управления проектами (ЦУП), то эта группа должна предоставить такую услугу.
Цели
При проведении аудита проекта не забывайте о цели аудита. Цель состоит не в том, чтобы определить состояние проекта или выявить корректирующие действия, которые улучшат показатели проекта, а в том, чтобы определить, правильно ли осуществляется управление проектом.
Аудит проекта может проводиться в течение жизненного цикла проекта или после завершения проекта. Преимуществом аудита в середине проекта является потенциальное исправление ошибок управления проектом в проверяемом проекте, в то время как аудит в конце проекта не поможет текущему проекту, но пункты аудита будут полезны для всего жизненного цикла будущих проектов.
Аудит должен начинаться с любых стандартов или руководящих принципов, которые были установлены для проектов, выполняемых организацией. Они могут быть установлены ОУП или УКП, или организацией. Изучение документированных процессов и планов проекта покажет вам, соблюдаются ли стандарты и следуют ли руководящие принципы. Аудитор также должен изучить, насколько хорошо проект следует планам и процессам проекта.
Отчет
Результатом аудита проекта должен быть отчет об аудите, в котором отражены все наблюдения, сделанные в ходе аудита. В отчете должен быть отражен каждый пункт аудита. Каждый пункт должен быть однозначно идентифицирован, и описание пункта, рекомендации по исправлению и степень серьезности должны сопровождать пункт.
В отчете также должен быть раздел комментариев, где записываются ваши общие замечания по проекту. Возможно, вас попросят оценить проект на «отлично» или «неудовлетворительно», и в этом случае вам нужно четко сформулировать критерии оценки «отлично» или «неудовлетворительно». Если вы используете числовые оценки для баллов аудита, поставьте зачет или незачет в зависимость от того, что общий балл ниже установленной отметки.
При использовании такого подхода зачет или незачет зависит от максимального количества ошибок. Критерии прохождения или непрохождения аудита должны быть согласованы с теми, кто заказывает аудит, и четко прописаны в вашем отчете. Этот отчет вы представите заинтересованным лицам, заказавшим аудит, и руководителю проекта.
